Recruitment & Office Coordinator

Als renommiertes Unternehmen für Executive Search und Recruitment in der Schweiz, sind wir auf die Vermittlung von Fachspezialist-/innen in der internationalen sowie lokalen Pharma-, Biotech- und Medizintechnikbranche spezialisiert. Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir eine/n:

Recruitment & Office Coordinator 60-100% (Ref. 2602) - Zug (vor Ort)

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion arbeiten Sie eng mit der Geschäftsleitung und den Recruitern zusammen und tragen massgeblich zur erfolgreichen Organisation und Koordination unserer Rekrutierungsprozesse bei. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen und koordinierenden Belange und stellen sicher, dass die Abläufe innerhalb des Teams reibungslos funktionieren.

Ihre Hauptaufgaben
Organisation und Koordination von Rekrutierungsprozessen:

• Verantwortung für die Erstellung und Schaltung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen

• Koordination von Interviews und Terminen zwischen Kandidat-/innen, Recruitern und Kunden-/innen

• Bearbeitung des Kandidatenpools und Erstellung von Listen und Vorlagen in unserem Rekrutierungstool

Administrative Unterstützung und Office Management:

• Unterstützung der Geschäftsleitung, Recruiter und HR-Verantwortlichen in allen administrativen Aufgaben

• Übernahme der Mitverantwortung für das Office Management und die gegenseitige Stellvertretung bei Abwesenheiten im Team

• Entgegennahme von Telefonanrufen und Empfang von Kandidat-/innen und Kund-/innen

• Allgemeine Office Management Aufgaben

Marketing und Event Support:

• Aktive Unterstützung in Projekten sowie bei verschiedenen Marketingaktivitäten, insbesondere bei der Erstellung und Aufbereitung von Kommunikations- und Werbematerialien wie Flyer, Plakate, oder Beiträge für LinkedIn

• Vorbereitung und Versand von Einladungen sowie der Organisation von Catering im Rahmen von internen und externen Anlässen

Was wir bieten

• Arbeitszeiten: Die Stelle wird vor Ort in Zug ausgeübt; Homeoffice ist für diese Position nicht vorgesehen. Zur Sicherstellung der Erreichbarkeit ist im Admin-Team ein Telefonservice organisiert, der rotierend zwischen den Teammitgliedern aufgeteilt wird. Die Telefonzeiten sind jeweils von 08:15–12:00 Uhr sowie 13:00–17:00 Uhr

• Sofern kein Telefonservice übernommen wird, gelten zur Gewährleistung einer ausreichenden Präsenz und Unterstützung während der Bürozeiten die folgenden generellen Blockzeiten: von 09:00–11:30 Uhr sowie 14:00–16:00 Uhr

• Moderne Arbeitsumgebung: Wir bieten einen modernen Arbeitsplatz mit 25 Tagen Ferien sowie regelmässigen Team-Events

• Team und Unternehmenskultur: Ein tolles Team, welches in einer offenen und kollaborativen Atmosphäre arbeitet

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder bringen entsprechende Berufserfahrung mit

• Erfahrung in der Administration, idealerweise im Bereich Recruitment oder HR-Administration

• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einer effizienten, präzisen und strukturierten Arbeitsweise

• Fähigkeit selbständig Prioritäten zu setzen, sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

• Deutsch als Muttersprache, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Gute Kenntnisse in gängigen Office-Tools (Excel, Outlook, PowerPoint etc.)

• Kenntnisse und praktische Erfahrung mit Tools wie MailChimp, Event Kingdom und Canva sind von Vorteil

Tamara Godenzi freut sich über Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Diplome
und Arbeitszeugnisse; kein Motivationsschreiben nötig):

• Referenznummer 2602

• per E-Mail an jobs@aurigavision.com oder über www.aurigavision.ch

Wir sichern Ihnen absolute Diskretion zu und stehen für telefonische Auskunft gerne zur Verfügung.